El Grupo ICG con el objetivo y compromiso de garantizar una buena responsabilidad social corporativa, así como unas prácticas de buen gobierno, en concordancia con lo previsto en nuestras políticas de prevención de riesgos penales y en lo contemplado en la Ley 02/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, se establece el siguiente “Canal de Denuncias”, que actuará como Canal Interno de Información y cuyas previsiones legales se citarán sucintamente, con carácter informativo, a continuación.
NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN A PRESENTAR
En base al mismo, se permite la presentación de comunicaciones sobre:
• Acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
• Infracciones penales o administrativas graves o muy graves.
• Cualesquiera otras comunicaciones que hagan referencia a riesgos o infracciones percibidas, de cualquier otro ámbito, ya sean laborales, civiles, penales o administrativas, que afecten al Grupo ICG.
Dicha información podrá ser presentada, a título meramente enunciativo, no limitativo, por:
1.- Aquellos que posean la condición de “Informantes”, de acuerdo al artículo 3 de la Ley 02/2023, comprendiendo éstos: trabajadores, empleados públicos, autónomos, accionistas, partícipes, personas pertenecientes al órgano de administración, etc.
2.- Aquellos informantes que comuniquen o revelen públicamente una infracción, incluyendo aquellas informaciones obtenidas en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, etc. Así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
Además de la existencia del presente Canal Interno de Información, existen, a su vez, Canales Externos de Información, para comunicar la información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos y organismos de la Unión Europea.
A tal efecto, los mismos se componen de:
Instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
• A tal efecto, se recomienda acudir a:
https://european-union.europa.eu/contact-eu/make-complaint_es
Autoridad Independiente de Protección del Informante (A. A. I.)
• Aún pendiente de creación, pese a que se establece su regulación dentro de la propia Ley 02/2023.
La autoridad de la Administración de la Comunidad Autónoma competente en la materia.
• Siendo en este caso, la Oficina Antifraude de Cataluña, hasta que no se regule normativa autonómica propia al respecto, en virtud de la Disposición Adicional Séptima de la Ley 03/2023, de 16 de marzo, de medidas fiscales, financieras, administrativas y del sector público para 2023.
MÉTODO DE PRESENTACIÓN
La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. Podrá realizarse de forma confidencial o anónima. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.
Las comunicaciones verbales, incluidas las presenciales y telefónicas, deberán documentarse de forma completa y exacta, mediante grabación o transcripción, previo consentimiento del denunciante y se ofrecerá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
En la comunicación, el informante podrá indicar la vía que elige para que se le realicen las notificaciones.
Además de contemplar los criterios de admisibilidad del artículo 18 de la referida Ley 02/2023, todas las denuncias deberán necesariamente expresar de la forma más detallada posible la infracción que se comunica y las personas involucradas. Además, se adjuntarán todas las pruebas de que se disponga y se propondrán aquellas otras de las que no se pueda dispone pero que sí pueda obtener el Grupo. De no cumplirse con lo anteriormente expuesto, y no ser subsanable la omisión, la denuncia será eliminada al carecer de sustento suficiente como para poderse investigar.
Ante la posibilidad de que la comunicación sea remitida por canales ajenos a los anteriormente establecidos, se garantiza la confidencialidad, debiendo para ello, informar al personal no responsable de su tratamiento, que su quebranto supone una infracción muy grave y que están obligados, como receptores de la comunicación, a remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema de Información.
En este Canal de Denuncias, podrán presentarse otras comunicaciones que no entren dentro del ámbito material de aplicación de la citada Ley, pero se realiza la previsión, en su artículo 7.4, de que éstas y sus remitentes quedan fuera de su ámbito de protección.
TRAMITACIÓN
Recibida la comunicación, válidamente realizada, se dará acuse de recibo en plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que con ello se ponga en riesgo la confidencialidad de la comunicación.
En éste, se informará sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea, así como información relativa a la protección de datos.
Se reserva la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y la posibilidad de pedirle información adicional.
Tras ello, se procederá al estudio de su admisión a trámite. Tanto en el supuesto de su admisión a trámite, como en el de su inadmisión motivada, se notificará tal circunstancia al informante.
Si de este estudio preliminar se aprecia que los hechos pudieran ser constitutivos de delito, se remitirá la información al Ministerio Fiscal. Y, si afectasen a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
En caso de que, de las pruebas practicadas, se constate que puede existir un comportamiento relevante, se informará y se dará audiencia a la persona afectada, así como a su derecho a ser oída en cualquier momento.
En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación; durante esta instrucción de los hechos se dará noticia de la comunicación con una sucinta relación de hechos.
Además, se respetará y se exigirá el respeto, a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
TERMINACIÓN
Concluidas las actuaciones, se emitirá un informe y se adoptará una de las siguientes decisiones:
a) Archivo del expediente, con notificación de la decisión al informante y al afectado.
b) Remisión al Ministerio Fiscal si los hechos pudieran revestir el carácter de delito, pese a no apreciarse inicialmente los indicios.
c) Acuerdo de iniciación del régimen disciplinario y/o adopción de medidas.
CÓMPUTO DE PLAZOS
Los expedientes deben resolverse en el plazo máximo de tres meses desde que se recibió la correspondiente comunicación informando de las circunstancias.
En caso de no remitirse acuse de recibo, el plazo máximo de resolver será de tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación.
En casos de especial complejidad, este plazo máximo de tres meses podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
PROTECCIÓN DE DATOS
Respecto a las previsiones relativas a la Protección de Datos, se estará a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en la Ley 02/2023, de 20 de febrero, en su integridad y, especialmente en sus artículos 29 a 33.
CONSIDERACIONES GENERALES DE PROTECCIÓN AL INFORMANTE Y PRESUNCIÓN DE INOCENCIA DEL PRESUNTO INFRACTOR
Este Canal de Denuncias, garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como el cumplimiento de las normas de protección de datos de carácter personal, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
A su vez, se garantiza la protección del informante frente a represalias de cualquier clase.
Se permite la presentación, y posterior tramitación, de comunicaciones anónimas.
Se garantiza que las comunicaciones presentadas serán tratadas de manera efectiva dentro de la entidad correspondiente, dirigiéndose éstas al Responsable de Cumplimiento Normativo del Grupo ICG, para luego proceder como corresponda para cada empresa del Grupo.
No incurrirán en responsabilidad en relación a las comunicaciones aquellas personas que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión. Esto no afectará a las responsabilidades penales.
Se respetará y se exigirá el respeto a la presunción de inocencia y al honor de la persona presuntamente infractora, reconociendo, a su vez, sus derechos a la defensa y al conocimiento de los hechos que se le imputan, de forma anonimizada.
A tenor de todo ello, se pone a disposición la identificación de los responsables del tratamiento y las siguientes vías de contacto:
Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo ICG:
Comité de Cumplimiento Normativo.
Datos de contacto
INICIATIVES DE COMUNICACIONS GEMINIS, SL
C. Mestral, s/n, Polígono Industrial de Torrefarrera, 25123
Telf.: 973 751 533
Fax: 973 751 757
Correo: canaletico@icg.es